Incidencia de las tecnologías de información en la toma de decisiones operativas en Empresas Petroleras del Estado Zulia

Impact of information technology in making operational decisions in Zulia State Oil Companies

Mildred Romero y Yetselinne Escalona

2. Aplicación de las TI en Recursos Humanos

La automatización no solo facilita las actividades en el área de operaciones, sino también en el área de recursos humanos (RH). La administración de recursos humanos se ha vuelto más compleja debido al rápido crecimiento de ocupaciones especializadas, la necesidad de capacitar y promover a empleados muy especializados ha llevado a los directivos a crear constantemente planes de formación, y es por medio del desarrollo continuo de las tecnologías de información que se ha logrado un efecto multiplicador en cuanto a la adquisición de nuevos conocimientos, potenciando la toma de decisiones.

En efecto, en el presente estudio, es en las actividades correspondientes a planes de formación y cálculos de nóminas, donde se presenta mayormente la automatización, alcanzando porcentajes del 75% y 100% (ver tabla Nº 6). Según Daft (2007:291) “Los sistemas de información para la administración incluidos los sistemas de reportes de información, sistemas de apoyo a las decisiones y sistemas de información ejecutiva facilitan la toma de decisiones rápida y efectiva al integrar gran cantidad de la información que se maneja en la organización, la cual será empleada posteriormente para apoyar a los mandos intermedios y altos”. Para Cohen, Asin, (2000) esos sistemas son adaptables a paquetes disponibles en el mercado, pues automatizan procesos básicos similares en otras organizaciones, y señala como ejemplos de este tipo de sistemas las nóminas.

Tabla Nº 6 Delegación de autoridad en Recursos Humanos

Fuente: Elaboración propia (2010).

Según la lectura de la tabla anterior, las actividades que corresponden a reclutamiento y selección, sueldos y salarios y análisis de puestos presentan un porcentaje del 50% ello puede obedecer, a que son actividades que si bien tienen un componente rutinario, no obstante, requieren un contacto, un cierto grado de personalización.

Se vinculan los avances de la tecnología de la información con los cambios organizacionales, especialmente con nuevas formas de conducirse las organizaciones, con la posibilidad de la toma de decisiones en todos los niveles organizacionales, la mayor participación del personal, y de la modificación de los esquemas organizacionales. Sin embargo, si bien los avances en la tecnología de la información han posibilitado esos cambios, no debe confundirse como el causante directo de ellos. La verdadera causa está en el estilo gerencial que parte de una concepción diferente del individuo, considerándolo como un ser pensante y no solo como un ser actuante, un individuo capaz de tomar decisiones sea cual fuere el nivel en el que esté ubicado.

Tal aseveración debe conllevar a diseños organizativos que reduzcan niveles jerárquicos y en consecuencia el achatamiento de las estructuras. Al otorgárseles poder a las personas se les está dando la capacidad para actuar, siempre y cuando posean además conocimientos; éstos aunados al acceso de información facilitan la delegación y descentralización. En conclusión, la autonomía, la libertad de acción y el estilo gerencial están íntimamente ligados.

En tal sentido, Fernández; y col (2003:187) señalan que “las tecnologías de la información requieren estructuras organizativas flexibles, con amplias dosis de descentralización en la toma de decisiones, énfasis en el trabajo en equipo, personal altamente calificado, liderazgo cooperativo y motivador, inversiones en formación y sistemas de compensación adecuados”.

En cuanto a costos, las tecnologías de información en el área de recursos humanos han logrado una reducción de los mismos en las diferentes actividades, tal como se refleja en la tabla Nº 7, resultando la actividad de evaluación del desempeño con el mayor porcentaje, el 100%.

Tabla Nº 7 Eficiencia en Recursos Humanos

Fuente: Elaboración propia (2010).

En la actividad análisis de puestos no hay una tendencia definida, con respecto a si las TI favorecen o no el mejor uso de los recursos, incluyendo tiempo, y con ello propiciando la eficiencia.

Al ser consultados los entrevistados si las TI han facilitado el logro de las metas propuestas en el área de Recursos Humanos, el 100% respondió afirmativamente, corroborando su incidencia en el logro de los objetivos.

Según los resultados presentados en la tabla Nº 9, se evidencia que las TI repercuten muy poco en la toma de decisiones de reducción del personal, solo en un 25%, sin embargo para las actividades de asignación de nuevas responsabilidades y formación si influyen las TI para la toma de decisiones con porcentaje del 75%. En estas dos actividades se considera que las TI han generado un gran impacto.

Tabla Nº 9 Efectividad en Recursos Humanos

Fuente: Elaboración propia (2010).

En cuanto a los proveedores las TI no sólo han contribuido al logro de las metas, sino que han superado los medios manuales debido al incremento en la capacidad de procesamiento de la información (rápida y confiable) y al aumento en la capacidad de respuesta.

En esta tónica, Domínguez, y col (1995:41) afirman que “Los nuevos sistemas de transmisión de datos van a permitir a las empresas la globalización de sus actividades a través de alianzas y cooperaciones a una escala que hasta ahora no había sido posible”. Adicionalmente, el uso de internet propicia nuevas formas de relación entre empresa y cliente que además de mejorar el flujo de las comunicaciones, desencadenan en una mayor transparencia, aceleramiento en los tiempos de tramitación y resolución de asuntos, disminución de los tiempos y costos de traslado para el cliente, y por supuesto el desarrollo de trámites en línea.

Del mismo modo, el uso de intranets en las empresas facilitan las comunicaciones internas y la divulgación de información, siendo este el aspecto considerado de mayor impacto (precisión en la información), en definitiva las TI a través de sus componentes se constituyen en una plataforma para el aprendizaje interactivo.

3. Aplicación de las TI en Finanzas

Las TI pueden mejorar de manera significativa la administración financiera de las organizaciones, facilitando a los gerentes la toma de decisiones con el principal objetivo del máximo aprovechamiento y distribución de los recursos financieros. En los resultados que se obtuvieron se puede observar que en las actividades en las cuales se da mayormente la automatización y con ello la posibilidad de delegación de la toma de decisiones son en la elaboración de balances y pagos con un 100% y en el pago a proveedores con un 75%.

Tabla Nº 10 Delegación de autoridad en Finanzas

Fuente: Elaboración propia (2010).

La distribución de recursos, elaboración de presupuestos y pago de nómina, a pesar de que son decisiones vinculadas a actividades rutinarias; no hay preponderancia ni a la delegación como a la centralización en la toma de decisiones.

De acuerdo a Oz (2001), los SI contribuyen a la eficiencia de los métodos, especialmente al ser utilizados en funciones específicas de negocios como contabilidad, finanzas entre otros al facilitar el logro de los objetivos de forma más rápida, favoreciendo el trabajo en equipo.

En el mismo orden de ideas, Cohen y Asin, (2000) señalan que las TI han mejorado de manera radical la eficiencia, al utilizar de manera correcta los recursos disponibles para así obtener los resultados deseados; algunas de las transacciones más frecuentemente implicadas en esta mejora, son las relacionadas con el procesamiento de órdenes de venta, cobros, cuentas por pagar, control de inventarios, órdenes de compra, contabilidad general y conciliaciones bancarias.

En efecto, en las empresas del sector petrolero, se encontró que los ítems que corresponden a manejo de cuentas por pagar es donde se presenta principalmente la eficiencia, ya que se logra reducir los costos en un 100%; alcanzando resultados similares en el manejo de cuentas por cobrar con un porcentaje del 75%.

Tabla Nº 11 Eficiencia en Finanzas

Fuente: Elaboración propia (2010).

Según Chávez (2008) los gerentes, hoy en día, no toman decisiones sin antes consultar fuentes de información que minimicen la incertidumbre y los riesgos, agrega que la utilidad de la información se determina entre otros aspectos, por el aporte al proceso de toma de decisiones, así como por la mejora en los procesos comunicacionales y de socialización en las organizaciones.

De igual modo, Oz (2001) argumenta que la salud de una empresa se mide por el estado de sus finanzas. Aclara además el autor, que el objetivo de la administración financiera, es administrar el dinero de una organización de la forma más eficiente posible, para ello deben:

• cobrar las cuentas por pagar lo antes posible,
• hacer pagos en el último momento permitido por el contrato o la ley,
• asegurarse de que haya fondos suficientes para las operaciones diarias y
• aprovechar las oportunidades para asegurarse los mayores beneficios de los fondos no empleados en las actividades cotidianas.

En tal sentido y de acuerdo a los resultados obtenidos todo apunta a que realmente las TI han contribuido al logro de las metas propuestas, tal como lo muestra la tabla Nº 12.

Tabla Nº 12 Eficacia en Finanzas

Fuente: Elaboración propia (2010)

En materia de efectividad, el mayor impacto de las TI se centra en la precisión de la información, en efecto el 75% de las empresas así lo consideraron.

Tabla Nº 13 Efectividad en Finanzas

Fuente: Elaboración propia (2010).

La posibilidad de relacionarse electrónicamente ahorra tiempo, reduce los gastos de procesamiento en los pedidos y disminuye los errores de los empleados, los porcentajes obtenidos así lo corroboran. El intercambio electrónico de datos, ha pasado a ser el día a día entre empresas y proveedores; especialmente en transacciones normalizadas y preaprobadas a través del uso de la red entre socios comerciales, como ventaja en el uso de las TI no solo se obtiene la transparencia, dada la posibilidad de fiscalización directa de la gestión por parte de los ciudadanos, sino adicionalmente un mayor flujo de las comunicaciones.

En la tabla Nº 13, efectivamente se refleja que las tecnologías de información han repercutido en la rapidez en la cancelación en un 100% además de lograr precisión en la información y menos papeleo.

Corroborando lo antes expuesto, O`Brien (2001) expresa que “los sistemas computacionales de cuentas por cobrar son de utilidad tanto para clientes como para gerentes, estimulan los prontos pagos mediante la preparación de facturas exactas, oportunas y de extractos mensuales para los clientes, al igual que proporcionan a los gerentes informes que les ayudan a controlar la cantidad de crédito extendido y la recaudación de dinero que se adeuda a la empresa, así como extractos mensuales de clientes e informes de manejo de crédito”.

Aunado a lo expuesto, en Venezuela, con la entrada en vigencia del decreto 825 (Chávez, 2000), se da sustento a lo afirmado, tal como lo recoge el siguiente artículo:

Artículo 3°: Los organismos públicos deberán utilizar preferentemente Internet para el intercambio de información con los particulares, prestando servicios comunitarios a través de Internet, tales como bolsas de trabajo, buzón de denuncias, trámites comunitarios con los centros de salud, educación, información y otros, así como cualquier otro servicio que ofrezca facilidades y soluciones a las necesidades de la población. La utilización de Internet también deberá suscribirse a los fines del funcionamiento operativo de los organismos públicos tanto interna como externamente.

No sólo a nivel cultural, social y político, el ejecutivo ha propiciado el uso de Internet, sino que además a través de la Ley Orgánica de la Administración Pública en los artículos 12 y 148 se promueve su uso en los órganos y entes de la Administración Pública:

Deberán utilizar las nuevas tecnologías tales como los medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para su organización, funcionamiento y relación con las personas. Cada órgano y ente de la Administración Pública deberá establecer y mantener una página en la Internet, que contendrá, entre otra información que se considere relevante, los datos correspondientes a su misión, organización, procedimientos, normativa que lo regula, servicios que presta, documentos de interés para las personas, así como un mecanismo de comunicación electrónica con dichos órganos y entes disponibles para todas las personas vía Internet.

En definitiva, tal como asevera Oz (2001:76) “Los SI contribuyen a la efectividad y eficiencia de los métodos, sobre todo cuando se emplean en funciones específicas de negocios como contabilidad, finanzas e ingeniería, y cuando se usan para que las compañías cumplan sus objetivos de forma más rápida, facilitando el trabajo en equipo”.

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