ISSN 0798 1015
ISSN 0798 1015
Vol. 39 (Nº 37) Año 2018 • Pág. 4
Ernesto Amaru GALVIS-LISTA 1; Mayda Patricia GONZÁLEZ-ZABALA 2; Jenny Marcela SÁNCHEZ-TORRES 3
Recibido: 13/03/2018 • Aprobado: 20/05/2018
RESUMEN: Este estudio explora el estado de implementación de ocho procesos de gestión de conocimiento en empresas de la industria de software en Colombia e identifica acuerdos sobre su importancia. Este trabajo es de tipo exploratorio - descriptivo desde una perspectiva de investigación interpretativa, donde se involucraron cuatro empresas ubicadas en tres ciudades. Los resultados muestran que estas empresas reconocen la importancia de la gestión de conocimiento, pero no se logran plenamente los resultados y los propósitos de los procesos. |
ABSTRACT: This paper explores the implementation status of eight knowledge management processes in enterprises in the software industry in Colombia and identify agreements on the importance of these processes. This work is an exploratory - descriptive study from an interpretive research perspective, in which four enterprises located in three cities were involved. The results show that in these enterprises the importance of knowledge management is recognized but the results and purposes of the processes are not fully achieved. |
Las organizaciones de la Industria de Software de Colombia han sido caracterizadas en diversos estudios durante los últimos años (CIDEI et al., 2013; Departamento Nacional de Planeación, 2007; Fedesoft, 2011, 2012; Fedesoft & Proexport, 2004; GRUPO DE ESTUDIOS SECTORIALES - DNP, 2008; McKinsey & Company, 2008; Ministerio de Comercio, Industria y Turísmo, 2008; Ministerio de Comunicaciones, 2008; Parra Castrillón, 2008). Particularmente, en un estudio desarrollado por la Federación Colombiana de la Industria del Software y Tecnologías de la Información (Fedesoft, 2012), se identifican varios rasgos negativos relacionados con la Gestión del Conocimiento (GC), tales como el bajo grado de especialización de las empresas del sector, la preferencia por desarrollar líneas de negocio tradicionales en lugar de aprovechar oportunidades identificadas en las tendencias del mercado de software a nivel mundial, y la poca o nula dedicación a la investigación, desarrollo e innovación dentro de las empresas.
Con el interés de identificar el estado de implementación de procesos de GC en las Organizaciones Desarrolladoras de Software en Colombia (ODS) y los acuerdos existentes entre los participantes sobre la importancia de los procesos de GC se realizó un estudio de caso en cuatro ODS ubicadas en tres ciudades de Colombia. Para la realización del estudio, se tomó como referencia la versión 0.1 del Modelo de Referencia de Procesos de Gestión del Conocimiento (MRPGC) (Galvis-Lista & Sanchez-Torres, 2013). El MRPGC especifica ocho procesos de GC y sus propósitos (ver Tabla 1 ). Además, detalla 47 resultados para los procesos, los cuales, según el estándar internacional ISO/IEC 15504 (ISO/IEC, 2003, 2004), pueden ser de tres tipos: producción de un artefacto, un cambio significativo de estado o el cumplimiento de restricciones especificadas (ver Tabla 2 ). El MRPGC fue construido a partir de una revisión sistemática de literatura de 65 documentos científicos (Galvis-Lista & Sanchez-Torres, 2014), con la cual se sintetizaron aspectos comunes propuestos en varios modelos de GC del ámbito internacional.
Tabla 1
Propósitos de los procesos de GC del MRPGC v.01
Proceso |
Propósito |
Identificación |
Determinar el estado actual del conocimiento organizacional y las necesidades de conocimiento de la organización. Las necesidades de conocimiento de la organización pueden ser satisfechas por la adquisición de conocimiento por fuera de la organización o la creación del conocimiento dentro de la organización. |
Adquisición |
Adquirir conocimiento de fuentes externas a la organización. El conocimiento adquirido debería satisfacer necesidades de conocimiento de la organización o debería permitir la innovación. La adquisición de conocimiento implica considerar los aspectos éticos y legales del acceso y uso de conocimiento de terceros. |
Creación |
Crear conocimiento organizacional. El conocimiento es nuevo cuando satisface necesidades de conocimiento de la organización o cuando permite la innovación. |
Codificación |
Representar o expresar explícitamente, el conocimiento tácito de las personas en la organización La codificación del conocimiento es la transformación de conocimiento tácito en conocimiento explícito. La codificación incluye organización, almacenamiento y recuperación de conocimiento explícito. |
Aplicación |
Utilizar el conocimiento organizacional para lograr los propósitos y objetivos organizacionales. El conocimiento organizacional debería ser aplicado en situaciones como: formulación de estrategias, toma de decisiones, definición y ejecución de procesos, realización de actividades, resolución de problemas, o creación y evolución de productos. |
Transferencia |
Transferir conocimiento organizacional entre las personas dentro de la organización. La transferencia de conocimiento implica la existencia de fuentes de conocimiento y receptores de conocimiento; e involucra el aseguramiento de la asimilación del conocimiento por los receptores. |
Protección |
Proteger el conocimiento organizacional de usos ilegales o no autorizados, y explotar los usos autorizados en generar beneficios para la organización. |
Evaluación |
Evaluar el conocimiento organizacional para obtener realimentación sobre su estado actual y su efectividad en la organización y su entorno. |
Fuente: Elaboración propia con base en (Galvis-Lista & Sanchez-Torres, 2013).
-----
Tabla 2
Resultados de los procesos de GC del MRPGC v.01
P |
Resultados de la implementación efectiva del proceso |
Identificación |
|
Adquisición |
|
Creación |
|
Codificación |
|
Aplicación |
|
Transferencia |
|
Protección |
|
Evaluación |
|
Fuente: Elaboración propia con base en (Galvis-Lista & Sanchez-Torres, 2013).
El método de investigación utilizado fue el de estudio de caso, el cual ha sido aplicado en otros estudios sobre GC en ODS (Aurum, Daneshgar, & Ward, 2008; Dingsøyr, Conradi, & Telecom, 2002; Levy & Hazzan, 2009). Particularmente se tomó como guía la propuesta publicada en (Runeson & Höst, 2008). Este estudio es de tipo exploratorio - descriptivo desde una perspectiva de investigación interpretativa, lo cual permitió obtener hallazgos enriquecidos con la interpretación que tienen los participantes de su contexto. Para lograr la participación de las organizaciones en el estudio, se contactaron ODS interesadas en el diagnóstico preliminar del estado de implementación de sus procesos de GC. Se obtuvieron respuestas positivas de cuatro empresas. las cuales constituyeron la población en estudio. En la Tabla 3 se describen las ODS participantes.
Tabla 3
Descripción de las empresas participantes
Descriptor |
Empresa 1 |
Empresa 2 |
Empresa 3 |
Empresa 4 |
Ubicación |
Cali |
Bogotá |
Bogotá |
Medellín |
Número de empleados |
51 a 200 |
51 a 200 |
Más de 200 |
Más de 200 |
Años de actividad |
10 |
23 |
10 (4 en Colombia) |
18 |
Objeto de Negocio |
Calidad en procesos y productos software. |
Desarrollo de una línea de productos software para administración de recursos humanos. |
Desarrollo de software a la medida |
Desarrollo de una línea de productos para el sector de energía y desarrollo de software a la medida. |
Enfoque metodológico |
Mixto |
Tradicional |
Ágil |
Mixto |
Certificaciones |
ISO9001 |
ISO9001 |
CMMI |
CMMI |
Rol del patrocinador del estudio en la empresa |
Gerente |
Gerente |
Líder de proyectos |
Líder de GC |
Fuente: Elaboración propia.
Para la recolección de datos se utilizó un cuestionario, aplicado a empleados seleccionados por el patrocinador en cada empresa, en donde se preguntaba por el reconocimiento de la importancia y la existencia de estrategias, prácticas o herramientas de GC; el logro de los resultados de los procesos de GC del MRPGC y su importancia para las ODS.
Para la recolección de datos se utilizó un cuestionario, aplicado en forma de encuesta a empleados seleccionados por el patrocinador en cada empresa, en donde se preguntaba por el reconocimiento de la importancia y la existencia de estrategias, prácticas o herramientas de GC; el logro de los resultados de los procesos de GC del MRPGC y su importancia para las ODS. El cuestionario también incluyó preguntas de control en las que se pedía que los participantes referenciaran evidencias concretas con las cuáles se justificaba la calificación del logro de los resultados de los procesos. Sumado a esto, como medida de control se preguntó por los documentos en dónde se podía encontrar la descripción o definición de los procesos y las herramientas tecnológicas utilizadas para apoyar la ejecución de los procesos y la obtención de sus resultados. El cuestionario se desplegó en un servidor con la aplicación web LimeSurvey (Schmitz, 2013).
La selección de las personas que respondieron la encuesta estuvo a cargo del patrocinador del estudio en cada empresa. En la Empresa 1 se contó con la participación de nueve personas que tenían los roles de Gerente General, Director de Tecnología, Director de Consultoría, Gerente de Pruebas, Líder de Pruebas, Ingeniero de Pruebas y Analista de Pruebas. De la Empresa 2 participaron 15 personas que asumían los roles de Presidente, Vicepresidente de Proyectos y Servicios, Vicepresidente de Ventas, Director de Aseguramiento de Calidad, Director de Infraestructura, Director de Lógica de Negocios, Director Finanzas, Directora de Gestión Interna, Directora de Persistencia y SOA, Directora de Producto, Director de Implantación, y Gerente Regional. De la Empresa 3 participaron 15 personas cuyos roles eran Gerente de Proyectos, Analistas de Negocios, Arquitecto de Software, Desarrollador Senior, Líder Técnico y Desarrollador de Interfaz de Usuario. Por su parte, en la Empresa 4 se tuvo la participación más numerosa con 44 personas que asumían los roles de Director de Proyectos, Director de Ingeniería, Coordinador de Proyectos, Gerente de Operaciones, Especialista de Calidad, Ingeniero de Requisitos, Analista, Desarrollador y Profesional de Soporte. En la Tabla 4 se describe la población participante de cada empresa con las variables de nivel de formación académica, experiencia en la Industria de Software, experiencia en la empresa y las áreas de proceso en las que se ubicaba el rol en la empresa.
Los datos obtenidos con el cuestionario se analizaron utilizando tablas de frecuencia y porcentaje. Para el caso de la autoevaluación del logro de los propósitos de los procesos se identificó la tendencia central utilizando la mediana dado que las respuestas eran valores ordinales en una escala conformada por los siguientes cinco niveles: “No se logra”, “Se logra Insatisfactoriamente”, “Se logra Aceptablemente”, “Se logra en Alto grado” y “Se logra Plenamente”. Los resultados de las valoraciones de la importancia de los procesos para las organizaciones se identificó el nivel de acuerdo entre los participantes utilizando el criterio utilizado por la ISO (ISO/IEC, 2014). Al final, los resultados de la encuesta se entregaron a los patrocinadores del estudio en las empresas para que realizaran análisis internos.
Tabla 4
Descripción de las personas participantes en la primera etapa de recolección de datos
Descriptor |
Categoría |
Empresa 1 % |
Empresa 2 % |
Empresa 3 % |
Empresa 4 % |
Nivel de formación Académica |
Tecnológico |
– |
6,7 |
– |
4,5 |
Profesional |
55,6 |
40,0 |
53,3 |
45,5 |
|
Especialización |
11,1 |
40,0 |
40,0 |
40,9 |
|
Maestría |
33,3 |
13,3 |
6,7 |
9,1 |
|
Experiencia en la Industria de Software |
Menos de 1 año |
11,1 |
20,0 |
– |
2,3 |
De 1 a 5 años |
11,1 |
13,3 |
33,3 |
31,8 |
|
De 6 a 10 años |
33,3 |
6,7 |
33,3 |
36,4 |
|
Más de 10 años |
44,4 |
60,0 |
33,3 |
29,5 |
|
Experiencia en la empresa |
Menos de 1 año |
11,1 |
– |
26,7 |
36,4 |
De 1 a 5 años |
44,4 |
6,7 |
73,3 |
52,3 |
|
De 6 a 10 años |
33,3 |
13,3 |
– |
6,8 |
|
Más de 10 años |
11,1 |
80,0 |
– |
4,5 |
|
Áreas de proceso en las que se ubica su rol en la empresa |
Requisitos |
22,2 |
26,7 |
33,3 |
59,1 |
Diseño |
22,2 |
13,3 |
73,3 |
68,2 |
|
Construcción |
22,2 |
13,3 |
60,0 |
77,3 |
|
Pruebas |
100,0 |
26,7 |
46,7 |
54,5 |
|
Despliegue y soporte |
– |
40,0 |
46,7 |
52,3 |
|
Gestión de proyectos |
33,3 |
73,3 |
53,3 |
22,7 |
Fuente: Elaboración propia con base en los
datos recolectados con la encuesta.
Los primeros resultados obtenidos con el cuestionario fueron las opiniones sobre el reconocimiento de la importancia y la existencia de prácticas de GC en las empresas participantes, las cuales se presentan en la Tabla 5. En las empresas 1 y 4 se obtuvo consenso en la respuesta positiva y en la empresa 2 se obtuvo consenso en la respuesta negativa. En la Empresa 3 se obtuvo respuesta positiva de la mayoría.
Tabla 5
Reconocimiento de la importancia y existencia de GC en las empresas
Ítem |
Empresa 1 (n=9) % |
Empresa 2 (n=15) % |
Empresa 3 (n=15) % |
Empresa 4 (n=44) % |
Se reconoce la importancia de la GC |
77,8 |
33,3 |
53,3 |
81,8 |
Existen estrategias, prácticas o herramientas de GC |
77,8 |
13,3 |
53,3 |
75,0 |
Fuente: Elaboración propia con base en los
datos recolectados con la encuesta.
En relación con la autoevaluación del logro de los resultados se obtuvieron los porcentajes de personas para cada categoría de la escala ordinal en la que se registró la respuesta. En la Tabla 6 se presenta un ejemplo de los resultados de la autoevaluación realizada por los participantes de la Empresa 1 para sus procesos. Las medianas de cada resultado en cada empresa fueron resumidas en la Tabla 7, en donde se identifican las diferencias existentes entre las empresas y donde se observa que la empresa 1 obtuvo la valoración más alta y la empresa 2 la más baja. Allí se utilizaron cuatro letras para identificar las categorías así: (G) para “Plenamente” y “En alto grado”, (A) para “Aceptablemente”, (I) para “Insatisfactoriamente” y (N) para “No se logra”.
Tabla 6
Autoevaluación del logro de los resultados de los procesos en la Empresa 1
Fuente: Elaboración propia con base en los datos recolectados con la encuesta (n=9)
-----
Tabla 7
Agregación de las valoraciones del logro de resultados por empresa
* Siglas de la Tabla: G = Plenamente y En alto grado; A = Aceptablemente; I = Insatisfactoriamente; N = No se logra.
Fuente: Elaboración propia con base en los datos recolectados con la encuesta.
En la Tabla 8 se muestra la síntesis de los resultados en una valoración general del cumplimiento del propósito de los procesos de GC en cada ODS en estudio. En la Tabla 9 se presentan los porcentajes de forma unificada, es decir, calculándolos sobre el total de participantes de las cuatro empresas. Allí se observa que todos los procesos fueron valorados por consenso como muy importantes.
Tabla 8
Perfil del cumplimiento de los propósitos de los procesos por empresa
*Siglas de la Tabla: G = Plenamente y En alto grado;
A = Aceptablemente; I = Insatisfactoriamente; N = No se logra.
Fuente: Elaboración propia con base en los datos recolectados con la encuesta.
Tabla 9
Importancia de los procesos para las empresas
Fuente: Elaboración propia con base en los datos recolectados con la encuesta.
Las respuestas mayoritariamente positivas sobre el reconocimiento de la importancia de la GC y la implementación de elementos relacionados con la GC, en tres de las cuatro ODS estudiadas se interpretan como un estado de desarrollo aceptable. También significan la existencia de un ambiente propicio para la adopción de modelos de referencia como el MRPGC, así como, de otros elementos metodológicos relacionados con la GC. Sin embargo, el hecho de que más del 20% de los participantes de las Empresas 1 y 4, y de aproximadamente el 70% de la Empresa 2 y el 45% de la Empresa 3 manifestara que en sus ODS no se reconocía la importancia ni la implementación de estrategias, prácticas o herramientas de la GC es un asunto crítico para el sector si se toma en consideración que su objeto de negocio, el software, está basado plenamente en el conocimiento.
Las valoraciones del logro de los resultados y de los propósitos de los procesos para las Empresas 1, 3 y 4 también sustentan, de forma general, la idea de un estado de desarrollo apenas aceptable, pero para la Empresa 2 su estado es insatisfactorio. Sin embargo, en general las valoraciones del logro de los resultados del proceso de Codificación de Conocimiento llaman la atención, pues tres de las empresas manifestaron que sus resultados estaban en las categorías “Insuficientemente” y “No se logra”. La discusión sobre este proceso en particular es clave porque según la literatura consultada, este es el proceso que más se ha trabajo en el contexto de las organizaciones de la industria de software. Además, en muchas organizaciones, los primeros pasos que se dan en el camino de la GC están asociados directamente con la codificación del conocimiento de las personas, por consiguiente, se esperaría una valoración más alta del logro de los resultados de este proceso.
En esta misma línea llaman la atención las valoraciones del logro de los resultados del proceso de Evaluación de Conocimiento, en donde las cuatro empresas manifestaron que al menos uno de ellos “No se logra” o se logra “Insuficientemente”. En ese sentido, las empresas en estudio deberían fortalecer este proceso de GC dado que no evaluar el conocimiento de forma sistemática y no definir metas de desarrollo del conocimiento organizacional es un aspecto crítico que podría considerarse parte de las razones por las cuales se da el bajo grado de especialización, la preferencia por desarrollar líneas de negocio tradicionales en lugar de aprovechar oportunidades identificadas en las tendencias del mercado de software a nivel mundial, y la poca o nula dedicación a la investigación, desarrollo e innovación (Fedesoft, 2012). Además, sin evaluación de conocimiento es probable que cualquier iniciativa relacionada con la GC no prospere en el tiempo, porque no habría forma de determinar sus efectos en la organización y tampoco se tendrían elementos de juicio para establecer si valió la pena la inversión de recursos financieros, humanos y tecnológicos.
Por su parte, las valoraciones que las cuatro empresas realizaron del proceso de Protección del Conocimiento ponen en manifiesto que tienen serías debilidades en cuanto a los mecanismos que están implementando para evitar el uso ilegal o no autorizado de los conocimientos de la organización. En relación con los restantes procesos de GC analizados, se encontró que la valoración que las Empresas 1, 3 y 4 hicieron de sus procesos las ubica en un nivel de desarrollo de la GC “Aceptable”, en cuanto que la Empresa 2 manifestó tener un nivel de desarrollo “Insuficiente”. Finalmente, se observó que las ODS en estudio manifestaron que los ocho procesos de GC analizados tenían una importancia alta, considerándolos como “Importantes” o “Muy importantes”.
El estudio realizado permitió obtener respuestas a las preguntas de interés planteadas como motivación de esta investigación. Específicamente, se encontró que las ODS en estudio reconocen la importancia de los procesos de GC para el desarrollo de sus actividades, pero que el estado de implementación de estos esta un nivel apenas aceptable para tres de ellas (logro de propósitos y de resultados) e Insuficiente para una de las ODS en estudio. Esta situación evidencia que se debería trabajar en fortalecer los procesos de GC si se quiere favorecer la industria del software, la cual es una industria basada en el conocimiento.
En relación con el diseño metodológico utilizado, se concluye que los resultados obtenidos demuestran la viabilidad de realizar este tipo de estudios a través de un instrumento de recolección de datos en línea. Sin embargo, esto también puede interpretarse como una de las limitaciones de este trabajo, por lo cual sería conveniente adelantar otros ejercicios de validación utilizando métodos de interacción con las organizaciones, como el estudio de casos o la investigación acción. Además, sería importante realizar el estudio profundizando en la relación del logro de los resultados de cada proceso con las características particulares de cada empresa como lo son los años de actividad, el enfoque metodológico y la tenencia de certificaciones.
Por otra parte, las valoraciones del logro de los resultados evidencian la existencia de un escenario favorable para el trabajo con el MRPGC en la comunidad de interés, bien sea como referencia para la evaluación de los procesos o para la identificación de aspectos a mejorar. Por último, es necesario mencionar la gran acogida que tuvo este ejercicio entre las ODS participantes quienes manifestaron que el diagnóstico les permitió tener una mirada sobre el estado actual de sus procesos de GC. Además, de tener claridad sobre los procesos que se deberían implementar para fortalecer la GC a su interior, y los resultados que se deberían obtener para alcanzar cada uno de los propósitos establecidos.
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1. Doctor en Ingeniería. Facultad de Ingeniería. Profesor asociado y Vicerrector de Investigación de la Universidad del Magdalena, Santa Marta, Colombia. egalvis@unimagdalena.edu.co
2. Doctora en Ingeniería. Facultad de Ingeniería. Profesora asociada de la Universidad del Magdalena, Santa Marta, Colombia. mpgonzalez@unimagdalena.edu.co
3. Doctora en Economía de la Innovación. Profesora Titular de la Escuela de Ingeniería de Sistemas e Industrial, Universidad Nacional de Colombia. Bogotá, D.C., Colombia jmsanchezt@unal.edu.co